Obsah
Trvanie času na napísanie manuálu pre školenie zamestnancov sa môže javiť ako fuška. Používanie nástrojov Microsoft Word 2007 tento proces uľahčuje. Než začnete písať, urobte si nejaké plánovanie. Rozhodnite sa, ktoré úlohy musia vaši zamestnanci splniť a ktoré je možné popísať, aby ste im pomohli. Naplánujte si, v ktorej situácii použijete príručku, či už v triede tvárou v tvár alebo na prehliadke so sprievodcom. Ak už máte predstavu o tom, aký druh príručky potrebujete, tu je niekoľko nástrojov, ktoré vám pomôžu uskutočniť váš nápad.
Príprava
Krok 1
Pomocou nástroja na ohraničenie v programe Word vytvorte viacúrovňový zoznam úloh, ktoré sa zamestnanec musí naučiť. Tento proces vám pomôže rozhodnúť sa, aká dlhá bude vaša príručka, a pomôže rozdeliť prácu na menšie časti, ktoré sa zamestnancom ľahšie vysvetlia. Ak chcete použiť nástroj na ohraničenie v programe Word, musíte začať s prázdnym dokumentom a zvoliť „Domov“. V skupine „Odsek“ sú 3 tlačidlá: body, čísla a viacúrovňový zoznam. Vyberte možnosť „viacúrovňový zoznam“ alebo kliknutím na šípku nadol vyberte zoznam možností ohraničenia. Môžete si tiež vytvoriť svoj vlastný. Napíšte svoje parametre. Stlačením klávesu Tab prejdete na ďalšiu úroveň vo svojom viacúrovňovom zozname. Ak sa chcete vrátiť späť, stlačte kombináciu klávesov Shift + Tab. Postupne napíšte školenie a ďalšie informácie, aby ste svojim zamestnancom vysvetlili, ako majú vykonávať úlohy požadované pri práci.
Krok 2
Pomocou funkcií hlavičky a päty v programe Word môžete pridať čísla strán, obsah sekcie a nadpis pre každú stránku v dokumente. Hlavičky a päty sú dôležité vizuálne odkazy, aby zamestnanec vedel, kde sa v tréningovej príručke nachádza. Počas školenia pomáha číslovanie stránok spojiť určité stránky s niektorými predmetmi. Kliknite na kartu „Vložiť“ a potom v sekcii hlavičky a päty vyberte možnosť „Hlavička“. Budete mať možnosti pre štýly hlavičiek alebo si môžete vytvoriť svoj vlastný. Hlavička sa zobrazuje na každej stránke príručky alebo ju môžete zmeniť tak, aby sa zobrazovala iba na protiľahlých stranách, aby sa vaša príručka riadila riadkom knihy. Päty sa zobrazujú v dolnej časti stránky a zvyčajne sa používajú na zobrazenie čísla stránky, dátumov a informácií o používateľovi. Kliknite na položku „Päta“ v sekcii hlavičky a päty a rovnako ako predtým, budete mať na výber z niekoľkých typov.
Krok 3
Pridajte obal, aby ste odlíšili svoj školiaci materiál od ostatných predmetov, ktoré rozdávate svojim zamestnancom, napríklad sprievodca zamestnancami. Vytvorte si svoju vlastnú obálku kliknutím na „kartu Vložiť“ a potom na „Obal“ v sekcii stránok. Uvidíte rôzne štýly obalov, z ktorých si môžete vybrať alebo si vytvoriť svoj vlastný. Dajte svojej príručke popisný názov; vrátane dátumu vytvorenia a autorov, pretože tieto príručky sa často vyrábajú v skupinách.
Krok 4
Pridajte nadpisy, ktoré vám pomôžu vytvoriť obsah tréningového dokumentu. To tiež pomáha vizuálne usporiadať, aby sa uľahčilo používanie vašim zamestnancom. Pomocou vopred vytvoreného okraja môžete vytvoriť rôzne štýly nadpisov pre každý predmet (táto hlavička nie je rovnaká ako tá v hornej časti stránky). Štýly hlavičiek sú štýly písma, ktoré používate na označenie rôznych tréningových sekcií a tiež rôznych podsekcií.
Ak píšete príručku o tom, ako písať firemnú korešpondenciu, váš nadpis 1 by mal byť „Ako napísať firemný list“ a potom podnadpis môže byť „Čo obsahovať“. Ak chcete označiť nadpisy 1 a 2, vyberte možnosť Domov a v sekcii štýly uvidíte niekoľko rôznych štýlov, z ktorých si môžete vybrať, vrátane nadpisu 1, nadpisu 2, titulkov atď. Vyberte požadovaný text ako prvý nadpis 1 a kliknutím na časť „Nadpis 1“ označte jeho dôležitosť. Kliknutím na nasledujúcu časť vytvoríte hlavičku 2. Postupujte podľa celého okraja a vyberte záhlavie 1 a 2. Po dokončení budú zahrnuté v obsahu.
Krok 5
Pridajte tabuľku a obsah (TDC), ktorá vašim zamestnancom pomôže v prípade potreby nájsť informácie, ktoré môžu potrebovať. Ak ste už do dokumentu pridali primárne a sekundárne nadpisy, nechajte Word pracovať a vytvoriť TDC za vás. Kliknite na začiatok dokumentu, kde chcete, aby sa TDC zobrazoval (zvyčajne za obálkou), a v homonymnej časti kliknite na „Referencie“ a potom na „Obsah“. Zobrazí sa zoznam automatických tabuliek, ktoré môžete použiť. Kliknite na jeden z automatických výberov a váš TDC by sa mal zobraziť pomocou vopred vybraných hlavičiek.
Krok 6
Usporiadajte si nadpisy a oddiely tréningového manuálu postupne. Poslednou a najdôležitejšou časťou manuálu by mal byť register. Čím je váš index úplnejší, tým ľahšie môže študent nájsť odpovede podľa čísla stránky neskôr. Ak chcete vytvoriť index, vyberte slovo, ktoré chcete vložiť. Kliknite na „Odkazy“ a potom na „Nahlásiť“, aby ste mohli pokračovať v každej položke, ktorú chcete pridať do indexu. Po dokončení sa posuňte nadol na koniec tréningového manuálu a pridajte index kliknutím na „Referencie“ a potom na „Vložiť index“.
Krok 7
Skontrolujte pravopis a uložte súbor. Po vytvorení prvého tréningového manuálu ho môžete vytvoriť ako šablónu pre ďalšie manuály kliknutím na „Otvoriť“ a potom na „Uložiť ako“. Keď sa zobrazí dialógové okno, v sekcii „Uložiť ako typ“ kliknite na šípku dole a vyberte „Šablóna Wordu (.dotx)“ a potom môžete svoju prácu znova použiť v ďalších výcvikových príručkách.