Obsah
Katastrálne záznamy sú dôležitými administratívnymi nástrojmi pre cirkevných mentorov. Informácie obsiahnuté v týchto žetónoch im umožňujú nadviazať potrebné kontakty s členmi a ponúknuť pomoc v ťažkostiach. Taktiež pomáhajú mentorom propagovať cirkevné aktivity a programy a sledovať duchovný pokrok členov s podrobnosťami o kurzoch a účasti na aktivitách. Aktualizácia členských kariet nie je náročná úloha, ale vyžaduje neustálu prácu a osobnú organizáciu.
inštrukcia
-
Vytvorte elektronický formulár s nástrojom podľa vášho výberu. Zadajte názov kostola a slová "profil člena" v hornej časti pre jednoduchú identifikáciu súboru. Uveďte nasledujúce otázky a nechajte prázdne, aby mohli byť zodpovedané: (1) Meno; (2) Dátum narodenia; (3) Adresa bydliska, domáci telefón, mobilný telefón a e-mail; (4) Rodinný stav; (5) Meno manžela / manželky; (6) Dátum výročia sobáša; (7) Meno detí, vek a školstvo; (8) Stručné svedectvo o konverzii; (9) Miesto a dátum krstu; (10) Zamestnanie a miesto zamestnania; (11) etnicita; (12) Oblasti zapojenia ministerstva; 13. prijaté kurzy; a (14) meno starého farára a kostola.
-
Definujte, kedy formulár doručíte alebo požiadate o informácie. Jedným z návrhov je poskytnúť krátku, jednoduchú kartu "Informácie pre návštevníkov" pre tých, ktorí prichádzajú do kostola prvýkrát. Táto karta môže v danom okamihu požadovať iba najdôležitejšie informácie, ako sú: meno, adresa, kontaktné informácie a meno a vek detí. Následne tieto údaje môže dobrovoľník alebo člen personálu úradu previesť na katastrálny záznam. Tým sa cirkev nezdá byť dotieravá k ľuďom, ktorí k nej prichádzajú prvýkrát. Môže byť vhodné požiadať o úplné informácie alebo predložiť registračný formulár pri účasti na kurze alebo vyjadrení záujmu o vstup do cirkvi.
-
Vyberte si, kto bude mať na starosti údržbu databázy. Nie je to zložitá úloha, ale vyžaduje neustálu pozornosť. Ľudia môžu meniť adresy, meniť e-maily, prijímať nové kurzy alebo sa zúčastňovať na nových ministerstvách. Niekto by mal dostať úlohu pridať ľudí, ktorí prichádzajú a rozvíjať spôsoby, ako sú prieskumy vykonávané štvrťročne, aby aktualizovali informácie o tokene s určitou frekvenciou.
-
Pozrite sa na distribučný kanál, to znamená premýšľať o tom, aké médium použijete na sprístupnenie vašich záznamov. Toto sa môže uskutočniť niekoľkými spôsobmi, ktoré sa používajú jednotlivo alebo v kombinácii. Žetóny môžete umiestniť na informačný pult, doručiť ich do kurzov alebo ich poslať prakticky na webovú stránku kostola. Je dôležité určiť spôsob zverejnenia a oznámiť túto činnosť popri pripomenutí kongregácie o nej.
-
Definujte, kde budú záznamy členov o členstve uložené, aby sa ochránili osobné údaje účastníkov. S touto funkciou je možné použiť mobil ako súbor, ktorý je uzamknutý. Ak sú informácie uložené elektronicky, uistite sa, že počítač je chránený heslom. Nechajte zhromaždenie vedieť, že informácie budú bezpečné a kto bude mať k nim prístup.