Obsah
- Buďte priamy
- Vyberte správny predmet
- Skontrolujte pravopis
- Buďte zdvorilí
- Diskutujte o podrobnostiach stretnutia
E-mail sa stal preferovaným prostriedkom komunikácie vo svete podnikania. Je rýchly, spoľahlivý a slúži ako písomná dokumentácia o uskutočnených transakciách. Doručené priečinky sú však niekedy zaplavené spamom, preto je dôležité, aby bol váš e-mail odlíšený od mnohých iných, najmä ak sa pokúšate nastaviť stretnutie s niekým po prvýkrát.
Buďte priamy
Buďte čo najpriamejší v čase písania e-mailu a ak je to možné, pošlite ho priamo osobe, s ktorou sa chcete stretnúť, a nie do priečinka doručenej pošty zdieľaného oddelením. Ak je to nevyhnutné, uveďte do poľa „predmet“ e-mailu, ktorému je určené. V tele e-mailu choďte rovno k bodu; vysvetlite dôvod stretnutia a opýtajte sa na dostupnosť osoby, ktorá sa s vami stretne. Ak na schôdzku beriete niekoho iného, dajte im vedieť v e-maile. Vysvetlite, s čím sa stretnete. Povedzme napríklad, že chcete povedať ciele pre predaj alebo kto nahradí João da Silvu v účtovníctve.
Vyberte správny predmet
"Predmet" pole e-mailu je prvá vec, ktorú osoba bude čítať a zvyčajne je to, čo určuje, či bude e-mail otvorený alebo nie. Preto je nevyhnutné, aby táto oblasť nebola príliš dlhá. Problémy s e-mailom by mali byť krátke a priamočiare - ak sa stretnutie potvrdí, vždy môžete diskutovať o podrobnostiach v nasledujúcich e-mailoch.
Skontrolujte pravopis
Nikdy nie je príliš veľa na posilnenie tohto tipu: Nič nie je horšie pre prvý dojem ako e-maily s častými preklepmi, gramatikou a interpunkciou. Tieto chyby spôsobia, že váš e-mail bude vyzerať ako nejaký spam a zvýši sa pravdepodobnosť odoslania do priečinka. Dôkladnejšia kontrola pred e-mailom môže zabrániť mnohým bolestiam hlavy. Ideálne je požiadať niekoho iného, aby si ho prečítal a skontroloval tento typ chyby, ak je príjemcom veľmi dôležitý zákazník.
Buďte zdvorilí
Žiadosť o stretnutie s niekým je o prvých dojmoch. Ak je to prvýkrát, keď kontaktujete osobu, použite najviac vzdelané jazykové formy, ktoré môžete. Uchovávajte priezvisko a vždy používajte tituly ako pán alebo slečna. V prvom e-maile nikdy nepoužívajte "pozdrav" ako pozdrav; toto vás robí neprofesionálne. Na konci emailu vždy dajte "Ďakujem", "Pozdravy" alebo "Pozdravy". Súdy sú vždy vhodné v korešpondencii prostredníctvom e-mailu.
Diskutujte o podrobnostiach stretnutia
E-mailom nastavte dátum a čas stretnutia, ako keby ste to robili listom. Ukážte to, keď budete niekde blízko príjemcu; napríklad povedzte, na ktoré dátumy sa nachádzate v meste príjemcu. Vyjasnite si, o čom chcete diskutovať. Napríklad, hovorí, že chcete hovoriť o "predaji kosačiek na trávu v druhom štvrťroku roka" dáva príjemcovi lepšiu predstavu o tom, čo sa bude diskutovať, než jednoduchý "Predaj".