Obsah
- Hlavička a zapínanie
- Štýl základného textu
- Technické rozdiely vo formáte
- Dôležité otázky týkajúce sa doslovu
Rozdiely medzi obchodnými listami a menej formálnymi alebo osobnými listami možno nájsť v obidvoch štruktúrach každého z nich. Neformálne osobné listy umožňujú odosielateľovi diskrétnosť v súvislosti s dispozíciou prvkov a ďalších položiek listu. Na druhej strane obchodné listy musia zodpovedať prísnym štandardom pre štýl a formu. Kľúčové prvky, ako je rozloženie, štruktúra odsekov a technické formátovanie, odlišujú vhodný obchodný list od neformálneho.
Hlavička a zapínanie
Hlavička obchodného listu musí obsahovať meno, adresu a dátum odosielateľa. Zarovnajte hlavičku na ľavom okraji a vyberte jednu medzeru pre informácie. Kontaktné informácie príjemcu musia byť od hlavičky oddelené jednou medzerou a musia obsahovať celé meno a adresu príjemcu vrátane poštového smerovacieho čísla. Osoba, ktorá píše neformálny list, sa môže rozhodnúť použiť iba jeden pozdrav v hlavičke listu. Uzavretie obchodného listu si vyžaduje pozdrav na rozlúčku a podpis. Obchodný list bude často obsahovať podpis, ako aj meno odosielateľa zadané pod ním a všetky poverovacie listiny alebo tituly, ktoré spisovateľ vlastní. Medzi pozdravom na rozlúčku a menom zadaným pre vlastnoručný podpis použite štyri medzery. Keď sa skončí osobný list, stačí meno odosielateľa a menej formálny pozdrav.
Štýl základného textu
Osobné listy neformálneho charakteru sa dajú spracovať bez štylistických obmedzení obchodného listu. Odosielateľ si môže zvoliť štýl alebo tón, ktorý zodpovedá bežným charakteristikám interakcie s príjemcom. V obchodnom liste musí byť štýl v súlade so zámerom listu. Obchodné listy určené na oboznámenie príjemcu s odosielateľom alebo obchodnými službami by sa mali začínať úvodom. Odosielateľ potom musí pomocou vyváženia textu informovať príjemcu o zámere alebo žiadosti o akciu. Napríklad predajný list by mal predstavovať predajcu a produkt, smerovať k tomu, ako produkt bude slúžiť príjemcovi, a nakoniec vyzvať čitateľa k akcii - ku kúpe produktu alebo služby.
Technické rozdiely vo formáte
Štandardné technické normy pre obchodné listy zahŕňajú 2 cm okraje po stranách a 2,5 cm medzeru v hornej a dolnej časti stránky. Dátumy obchodných listov musia byť upresnené, nie skrátené a musia obsahovať mesiac, deň a rok. Odosielatelia by mali v obchodných listoch používať príslušné názvy, ale vyhnite sa prepúšťaniu. Na pozdravu musí byť uvedené celé meno príjemcu a v obchodnom liste dvojbodka. Osobný list môže obsahovať meno, priezvisko a priezvisko a za nimi čiarku. Medzi nadpisom, kontaktnými údajmi na spisovateľa a úvodným pozdravom by mala byť medzera. Medzi pozdravom a každým z odsekov v tele listu je tiež štandardná medzera. Použite 12-bodové pätkové písma, napríklad Times New Roman, v obchodnom liste a medzi textom s jednou medzerou. Obchodné listy by sa mali vždy písať na stroji, ale ich vlastnoručný rukopis dodáva osobnému kontaktu.
Dôležité otázky týkajúce sa doslovu
Po uzavretí musia obchodné listy obsahovať príslušné príspevky, napríklad vydanie kópií. „Kópia:“ znamená, že list bol preposlaný aj iným ľuďom. Doslov je tiež vhodným miestom na zápis materiálu uvedeného v obchodnom liste. Na sprievodný dokument je potrebné odkazovať ako na položky uvedené za záverečným podpisom a s číslom a charakterom kolónky v obchodnom liste.