Obsah
- Interpersonálne zručnosti
- Schopnosti riadenia času
- Znalosť kancelárskych potrieb
- Výpočtové schopnosti
- Písacie schopnosti
Administratívni asistenti zvyčajne pracujú na zabezpečení optimálneho fungovania kancelárie. Väčšina spoločností uprednostňuje administratívnych asistentov s minimálne stredoškolským vzdelaním, dvojročným alebo viacročným vzdelaním na vysokej škole a skúsenosťami s prácou v kancelárii. Môžu niekomu konkrétne pomôcť alebo pomôcť celému tímu. Administratívny asistent musí mať veľa zručností a schopností, aby mohol efektívne vykonávať svoju úlohu.
Interpersonálne zručnosti
Administratívny asistent môže podať správu viac ako jednej osobe. Okrem toho môže mať každý nadriadený pre neho odlišné ciele a ciele. Preto by ste mali byť schopní pracovať so všetkými nadriadenými, aby ste sa ubezpečili, že sú splnené všetky požadované alebo požadované úlohy alebo misie. V rámci svojich povinností musí administratívny asistent (zabezpečujúci efektívny chod kancelárie) pomáhať svojim spolupracovníkom spoluprácou a tímovou prácou.
Schopnosti riadenia času
Administratívni asistenti musia byť schopní určiť prioritu času v práci. Za jediný deň musia vykonať dlhý zoznam úloh a zabezpečiť, aby boli všetky splnené v stanovenom termíne.
Znalosť kancelárskych potrieb
Znalosť vybavenia a pracovných materiálov, ako sú faxy, je pre každého administratívneho pomocníka nevyhnutná. Musí vedieť, ako obsluhovať telefónny systém s viacerými linkami alebo rozšíreniami. Okrem toho by ste mali vedieť, ako kopírovací stroj funguje a dokonca aj ako ho v prípade potreby opraviť.
Výpočtové schopnosti
Väčšina kancelárií je založená na funkčnosti počítačového systému. Preto musí mať administratívny asistent schopnosť pochopiť, ako fungujú počítače. Okrem toho bude musieť byť schopný posielať e-maily, robiť prieskumy na internete, vedieť vytvárať tabuľky, skenovať dokumenty a dokonca učiť ostatných kolegov o základných funkciách počítača.
Písacie schopnosti
Mnoho administratívnych asistentov pomáha nadriadenému pri písaní dokumentov. Vedúci môže napríklad nadiktovať dokument a požiadať asistenta, aby skontroloval možné preklepy alebo gramatické problémy. Administratívny asistent teda musí vedieť, ako produkovať obchodné listy. Možno bude musieť korešpondovať s predajcom, aby sa zabezpečilo, že všetky položky budú doručené včas a správne podľa špecifikácií.