Obsah
Väčšina spoločností, či už malých alebo veľkých, má recepciu alebo recepciu. Štandardné pracovné postupy zamestnanca, ktorý sa zaoberá zákazníckym servisom, pozostávajú z povinností a zodpovedností, ktoré zvyšujú efektívnosť spoločnosti ako celku. Títo zamestnanci musia plne pochopiť všetky aspekty svojej úlohy, aby čo najlepšie plnili svoju úlohu.
Slúži ako brána
Najdôležitejšou úlohou prijímajúceho zamestnanca je "brána" alebo gatekeeper. Ste prvou osobou, ktorú zákazníci vidia pri príchode, a zvyčajne prvou osobou, s ktorou hovoria, keď zavolajú do kancelárie. S klientmi by ste mali byť priateľskí a zdvorilí, ale aj ich autorita. Váš postoj bude pozitívne alebo negatívne odrážať obchod ako celok a mali by ste to mať na pamäti. Je vašou zodpovednosťou zabezpečiť, aby nadriadení prijímali iba ľudí, ktorí majú čas na prijatie a s kým chcú hovoriť. Vždy zaobchádzať s osobou priamo a primerane; možno budete musieť niekomu povedať, že musí zanechať správu, alebo že by mal sedieť a čakať.
Rutinné úlohy
Vo väčšine kancelárií musí recepčný vykonávať každodenné činnosti, ako je správa e-mailov, počúvanie hlasovej pošty, príprava hotovostných vreciek, zavlažovanie rastlín a dopĺňanie stolov. Vedenie zoznamu všetkých úloh dňa môže zabrániť tomu, aby ste na niečo zabudli. Je tiež užitočné udržiavať adresár s dôležitými a často používanými číslami, pretože je často zodpovednosťou volania volať na údržbu, IT a rôznych iných ľudí počas dňa, keď sa vyskytnú problémy.
Organizovanie programu záväzkov
Nakoniec, ak táto práca nebola delegovaná na iného zamestnanca, ako je asistent šéfa, recepcia je miesto, kde sa program vedie. Vždy si uvedomujte pripravované aktivity a zrušené schôdzky. Nezabudnite si všimnúť mená a počty ľudí, ktorí sa chcú dohodnúť na dni, ktoré sú plné, v prípade zrušenia. Niekedy môže byť potrebné vykonať predbežné schôdzky, v takomto prípade stačí, aby ste to naplánovali. Nezabudnite vždy používať ceruzky, pretože to uľahčuje mazanie a zakrývanie v prípade zmeny času.
