Obsah
Memoáre sú jednou z najznámejších čŕt každodenného života v kancelárii, zdá sa, že klíčia z takmer všade a môžu pokryť takmer nekonečnú škálu predmetov. Vydávanie listín je však na niekoľko základných účelov a zvyčajne má jasne identifikovateľné ciele, ktoré sa vo všeobecnosti týkajú riešenia situácií a poskytovania doplňujúcich informácií o otázke, ktorá si nevyžaduje stretnutie.
problémy
Problémy je možné rýchlo identifikovať a prediskutovať v kontexte memoranda, čo umožňuje zamestnancom okamžite si uvedomiť potenciálne problémy a nové výzvy, ktoré sa blížia. Tieto problémy sa môžu líšiť, pretože niektorí môžu diskutovať o trendoch, ktoré sa budú vyvíjať v dlhodobom horizonte (napríklad pokles efektívnosti konkrétneho oddelenia), alebo môžu byť menej formálne a bezprostrednejšie (napríklad informovanie zamestnancov o nepriaznivom počasí pred návratom domov na konci dňa). Charakteristikou týchto poznámok o problémoch je, že môžu požiadať o spätnú väzbu, aby zvážili možné riešenia a budúce stratégie.
riešenie
Oznámenia založené na riešení môžu poskytnúť výber informácií, príklady zahŕňajú rýchle opravy technických problémov, oznámenie, že sa rozhodlo o novej stratégii na riešenie existujúceho problému, alebo poskytnúť aktuálne informácie o vstupných kódoch a bezpečnostných mechanizmoch. Riešenia memorandá sú tiež príležitosťou upozorniť zamestnancov, ktorí preukázali svoju užitočnosť alebo kreativitu pri riešení špecifických problémov prostredníctvom komunikácie s ostatnými o ich úspechoch (napríklad: „Chceli by sme sa poďakovať Mathew Bakerovi za jeho koordinačnú prácu s cieľom zlepšiť našu základnú sieť. počítačov, čo umožňuje, aby systém fungoval podstatne rýchlejšie ako minulý mesiac. “).
spätná väzba
Pripomienky k spätnej väzbe prichádzajú v širokej škále foriem, aj keď sa dajú rozlišovať medzi poznámkami zaslanými rôznym zamestnancom a poznámkami zaslanými jednotlivému jednotlivcovi. Keď sa poznámky o spätnej väzbe posielajú do veľkej skupiny, môžu aktualizovať zamestnancov o otázkach, ktoré boli predtým vznesené na stretnutiach, pričom dávajú predchádzajúcim diskusiám zmysel pre kontext a chronológiu (príkladom by bolo memorandum poďakujúce zamestnancom za účasť na darcovstvo krvi alebo tímová práca). Ak sa však spätná väzba zasiela jedinému zamestnancovi, bude zvyčajne veľmi špecifická a bude súvisieť s kvalitou práce, ktorú zamestnanec poskytol a ktoré oblasti by sa mali zamerať na budúce zlepšenia.
Poznámky k situáciám
Z času na čas môže byť vhodné, aby manažéri posielali poznámky o prebiehajúcich udalostiach, alebo aby sa oficiálne vyjadrili k niektorým situáciám, napríklad: „Radi by sme srdečne poďakovali hasičskému zboru za ich pomoc pri nedávnom požiari. náš sklad “. Tento typ memoranda môže obsahovať aj pokyny pre zamestnancov, aby sa verejne nevyjadrili k niektorým vnútorným otázkam: napríklad „Chceli by sme požiadať všetkých zamestnancov, aby sa zdržali verejne špekulujúcich o našom potenciálnom zlúčení s inou spoločnosťou, čo by mohlo ohroziť dohody prebieha. “