Obsah
Pri profesionálnom písaní e-mailu môžete stráviť väčšinu času kontrolou, či sú všetky informácie obsiahnuté, či sú správne naformátované a či bola vykonaná kontrola pravopisu. Nezabudnite však e-mail zavrieť. Vytvorenie profesionálneho konca e-mailu môže mať obrovský rozdiel v tom, ako ho človek prijme. Nechajte z príjemcu dobrý dojem.
Kontaktné informácie
Ak posielate profesionálny e-mail prvýkrát, je dobré ho ukončiť svojimi kontaktnými informáciami, nielen menom. Aj keď príjemca po obdržaní e-mailu automaticky získa vašu adresu, nezabudnite ponúknuť iné formy kontaktu. Ak pracujete pre konkrétnu spoločnosť, uveďte tieto kontaktné informácie vrátane adresy. Zadajte svoje priame telefónne číslo a uveďte, či ide o mobilný telefón alebo pevnú linku. Ak má vaša spoločnosť ústredie, nezabudnite zahrnúť aj rozšírenie. Čím viac kontaktov opustíte, tým vyššia je pravdepodobnosť, že vás dotyčný kontaktuje.
Očakávanie uzavretia
Leslie O’Flahavan z organizácie Writing Matters veľmi rada dokončuje profesionálny e-mail s frázou „Teším sa na ...“. Tvrdí, že to opätovne potvrdí účel e-mailu. Okrem toho stavia osobu, ktorá vám poslala e-mail, do pozície odpovede. Napríklad, ak ste poslali e-mail o voľnom pracovnom mieste, mal by sa skončiť textom „Teším sa na vaše rozhodnutie o mojej žiadosti“. Príjemca teraz s istotou vie, aký je účel vášho e-mailu.
Problémy a obavy
Pri uzatváraní profesionálneho e-mailu nezabudnite ponúknuť pozvánku na odpoveď, napríklad „Dajte mi vedieť, ak máte akékoľvek otázky alebo obavy týkajúce sa ...“, pretože to dá príjemcovi zelenú na to, aby odpovedal bez pocitu. akoby vás to obťažovalo, alebo že váš e-mail mal byť posledným slovom. Týmto tiež zabezpečíte plynulosť konverzácie. Pri odosielaní e-mailu sa uistite, že sú všetci zúčastnení na rovnakej stránke a že boli vyriešené všetky otázky a obavy.
Úvahy
Koniec profesionálneho e-mailu môže mať osobný kontakt v závislosti od vášho vzťahu s príjemcom. Z profesionálneho kontaktu sa časom môže stať priateľ, ktorý vám umožní zakončiť e-mail interným vtipom alebo dokonca nezávislým príbehom. Nerobte to však skôr, ako dôjde k vytvoreniu priateľského vzťahu. Ukončenie e-mailu s pozdravom je dobrý kompromis. To ukazuje, že nie ste iba obchodný vzťah, ale starostlivý človek. Nebojte sa na konci e-mailu prejaviť trochu zdvorilosti, najmä ak je profesionálny.