Obsah
- zodpovednosť
- Záznamová údržba
- Poistenie a prepojenie budov
- Registrácia majetku a úschova
- Zodpovednosť za súvisiace transakcie
- Technologické kontroly
- Nezávislé kritické preskúmanie
Pri vytváraní účtovného systému by spoločnosti a neziskové organizácie mali vytvoriť rámec vnútornej kontroly. Tento proces pomáha zabezpečiť, aby systém fungoval dobre a aby všetci zainteresovaní zamestnanci plnili podľa očakávania. Poskytnutie nevyhnutných obchodných dokumentov poskytuje primeranú istotu znížením pravdepodobnosti chýb a ochrany majetku organizácie. Vzhľadom na ich dôležitosť by spoločnosti mali zvážiť základné zásady vnútornej kontroly.
zodpovednosť
Spoločnosti by mali jasne stanoviť zodpovednosti. Priraďovanie konkrétnych povinností jednotlivcom zabezpečuje, že chápu svoju úlohu pri udržiavaní vnútornej kontroly. Ak sa systematicky prehliada zodpovednosť, účinný systém vnútornej kontroly je schopný identifikovať zamestnanca, ktorý neplní pridelenú úlohu.
Záznamová údržba
Pamäť nie je neomylným nástrojom, najmä pokiaľ ide o veľké množstvo informácií alebo transakcií. Správne postupy na vedenie záznamov umožnia spoločnostiam mať presnú históriu transakcií. Ak sú tieto informácie k dispozícii, spoločnosť ich môže neskôr konzultovať, ak je potrebné vyriešiť problém alebo objasniť akékoľvek pochybnosti.
Poistenie a prepojenie budov
Bohužiaľ, ani ten najlepší systém vnútornej kontroly nedokáže zabrániť strate majetku. Zabezpečením dobra a vytvorením dlhopisu so svojimi zamestnancami sa organizácia postará o to, aby bola vrátená, ak bola ukradnutá alebo inak odklonená.
Registrácia majetku a úschova
V systéme vnútornej kontroly nie sú ľudia, ktorí majú fyzický prístup k pokladni a iným aktívam, tí istí ľudia, ktorí uchovávajú súvisiace dokumenty. Ak je napríklad zamestnanec zodpovedný za vedenie registračných pokladníc pre malé výdavky ten istý, ktorý kontroluje príjmy a výbery hotovosti, falšovanie záznamov a odklon finančných prostriedkov by sa uľahčil. Osoba zodpovedná za vedenie záznamov o aktívach by nemala mať prístup k aktívam, ktoré kontroluje.
Zodpovednosť za súvisiace transakcie
Niekedy je potrebné dokončiť viacero úloh pred dokončením jednej transakcie. V tomto prípade je dôležité, aby každú činnosť, ktorá tvorí operáciu, vykonávali rôzni pracovníci. To zaisťuje viac ako jednu osobu zapojenie do úlohy a zvyšuje šance, že chyby alebo podvodné činy budú objavené.
Technologické kontroly
Budíky, elektronické prístupové klávesnice a iné bezpečnostné funkcie môžu pomôcť chrániť aktíva organizácie. Technológia často ponúka omnoho viac možností ovládania a dá sa používať 24 hodín denne bez potreby dodatočných nákladov na zamestnancov alebo prerušenia. Inteligentné spoločnosti zvyšujú svoje systémy vnútornej kontroly investovaním do efektívnych a lacných technológií.
Nezávislé kritické preskúmanie
Spoločnosti by mali pravidelne kontrolovať svoje systémy vnútornej kontroly. Osoba zodpovedná za vykonanie tohto hodnotenia nemôže vykonávať žiadnu prácu, ktorá bude overená. Nezávislý znalec je ideálny pre túto funkciu, pretože môže objektívne dokumentovať prácu, ktorá sa vykonáva v procese vnútornej kontroly, a nemá žiadny dôvod na to, aby pokrývala chyby alebo bola príliš optimistická voči postupom.