Obsah
E-mail je stále vnímaný ako forma neformálnej komunikácie. Dokonca aj v práci, ľudia často vynechať pozdravy, uzávery a pravopis. Keďže však e-mail väčšinou nahradil poznámky a stal sa primárnou formou obchodnej komunikácie, je dôležité, aby sa na základe primeranej etikety a formátu zohľadňovali aj ostatní zamestnanci.
Pozdravy a uzávery
Pozdravy a uzávierky závisia od typu vzťahu s príjemcom e-mailu.
Vo svojom prvom e-maile s jednou osobou začnite s menom „Vážení“, za ktorým nasleduje jeho meno. Zvyčajne je prirodzené používať krstné meno, pokiaľ vaša firma nie je veľmi formálna. Po vytvorení vzťahu môžete jednoducho použiť meno osoby alebo viac neformálnych pozdravov, napríklad „Ahoj“ alebo „Ahoj“, za ktorým nasleduje meno príjemcu.
Pri odosielaní správ skupine vždy používajte "Vážení", pretože e-maily odoslané mnohým príjemcom bývajú formálnejšie. Nepoužívajte komplimenty ako "Dobré ráno" alebo "Dobré popoludnie". Keď príjemca číta e-mail, môže to byť iný čas dňa.
Uzávery sa riadia rovnakými pravidlami ako pozdravy. V prvom e-maile použite formálnejší záver, napríklad „Best regards“ alebo „Best regards.“ Akonáhle ste už vymieňali e-maily, zatváranie nie je potrebné, ale vždy uveďte svoje meno ako svoj podpis.
Iné zbierky
Pred dodržiavaním je subjekt prvou informáciou, ktorú príjemca prečíta. Uistite sa, že je to zmysluplné, jasné a stručné, aby osoba pochopila obsah správy a poskytla správnu prioritu.
S príchodom prenosných elektronických zariadení sa mnohí zamestnanci dostali do zvyku uvádzať obsah e-mailu do predmetu a mysleli si, že by to bolo pre príjemcu výhodnejšie. Zdá sa však, že tento typ formátovania je náhly a hrubý.
formátovanie
Použite správny pravopis, interpunkciu a veľké písmená. Starostlivosť o absolvovanie kontroly pravopisu a korekcia preklepov ukazuje rešpekt k kolegom. Nesprávne umiestnená čiarka môže zmeniť význam vety. Majte na pamäti, že vaši kolegovia nemôžu čítať vašu myseľ, takže odkazy jasné ("Práca s ním na tomto projekte" - kto je "on", a "aký projekt"?).
Nikdy nepíšte veľkými písmenami. PÍSANIE VO VLASTNOM PODNIKANÍ POTVRDZUJEME, ŽE SI VYPRACUJETE S COLLEAGUE.
Napíšte krátke a objektívne odseky. Buďte priateľskí, ale ak nemáte blízky vzťah, vyhýbajte sa vtipom a sarkasmom, ktoré sú často nepochopené e-mailom. Nakoniec sa zbavte emotikónov.
vzdelanie
Nedávna štúdia v "Journal of Computer-Mediated Communication" ukázala, že tí, ktorí posielajú vzdelané e-maily, sú vnímaní ako užívateľsky prívetivejší a jednoduchší ako odosielateľ hrubých e-mailov. Viac ako to, že príjemcovia vzdelaných e-mailov boli ochotnejší pracovať so svojimi odosielateľmi.
Dobré vzdelanie môžete ukázať e-mailom rovnako ako v reálnom živote. Pri objednávke použite "prosím" a "ďakujem".
Opäť platí, že pomocou svojho času, aby sa ubezpečil, e-mail je gramaticky správne ukazuje úctu k svojim kolegom. Zanedbanie tejto časti znamená, že váš vlastný čas je dôležitejší ako ich.