Obsah
Recepcia je často bránou spoločnosti a toto oddelenie kancelárie určite odráža organizačnú kultúru spoločnosti, a teda aj osobu, ktorá zastáva pozíciu recepčnej. Prvé dojmy sú v podnikovom svete nanajvýš dôležité, ale na tejto pozícii je viac vecí, ako na návštevníkov. Postavenie recepčnej je mnohostrannou pozíciou, ktorá, ak je rozdelená na pracovné úlohy, môže ľahko vyžadovať niekoľkých zamestnancov.
výhody
Recepčná je prvá osoba, ktorá privítala zákazníkov a spotrebiteľov a oznamuje ich, aby podporovali zamestnancov alebo výkonného tajomníka pomocou e-mailu alebo interkomu. Často môže zasahovať, keď sa výkonný pracovník nechce obťažovať. Recepcia je schopná vybaviť sa nad administratívnymi službami, takže nemusíte najímať dočasných pracovníkov.
znak
Postavenie recepčnej patrí do administratívnej kategórie a väčšina správ priamo do HR, administratívneho koordinátora alebo manažéra kancelárie. Multitasking je viac ako len bzučiak vo vzťahu k recepčnej. V tichších časoch môže prejsť na archivára alebo iného administratívneho pracovníka integrovaným spôsobom, čo vylučuje potrebu ďalších administratívnych pracovníkov v kancelárii, kde sa súbory môžu nachádzať.
úvahy
Recepcia je priemysel, ktorý vyžaduje dôvernosť, a táto pozícia vyžaduje školenie na jeho zvládnutie. Osoba vybraná do funkcie je zodpovedná za dodržiavanie všetkých regulačných bezpečnostných predpisov a noriem. Pri najímaní by manažéri mali zvážiť požiadavku na overenie pozadia.
pasíva
Vzhľadom k tomu, že recepčný má zriedka priame správy, pozícia si vyžaduje schopnosť vyniknúť v časovom riadení, ako aj excelentnosť vo vzťahu ku klientovi. Niektoré kľúčové funkcie recepčnej sú: telefonovanie, prijímanie a pozdrav klientov, archivácia dokumentov a podpora iných oddelení (napr. Účtovníctvo), poskytovanie, označovanie a označovanie stretnutí, návštevy, triedenie a distribúcia pošty.
očakávania
Očakáva sa, že recepčná bude mať rovnaké zručnosti ako administratívny asistent, pretože povinnosti sú len mierne odlišné. Úrovne kompetencií v Microsoft Office alebo inej kancelárskej automatizácii by mali byť nad základné. Tam, kde administratívny asistent zvyčajne vykonáva podporné administratívne funkcie v kancelárii, recepčný je vždy pred všetkými návštevníkmi. S týmto vedomím bude vaše správanie vždy profesionálne. Očakáva sa, že bude poznať aj svoje každodenné priority, pretože sa kedykoľvek objavia rozptyľujúce a menej dôležité úlohy.