Obsah
Listy zákazníkov majú obvykle konkrétny formát a vyzerajú dobre naplánované a profesionálne. Majú prvky, ktoré sú univerzálne, napríklad pozdravy a zatváracie hodiny. Tí, ktorí hovoria o fakturačných postupoch, obsahujú informácie o platobných zásadách spoločnosti a popisujú, ako by zákazníci mali platiť svoje účty. Zmeny týchto zásad musia byť oznámené zákazníkovi listom zaslaným poštou, v ktorom sú písomne informovaní o zmenách, ku ktorým došlo.
Otvorenie
Otvorenie listu obsahuje dátum, kedy bol napísaný, kontaktné údaje príjemcu a pozdrav. Časť listu s pozdravom „Vážený zákazník“ bude napísaná do dvojitého priestoru pod kontaktnými údajmi zákazníka. Pozdrav oslovuje zákazníka správne titulmi ako Pán alebo pani a priezviskom.
Účel listu
Odstavec o účele informuje vášho zákazníka, že píšete, aby ste ho informovali, že dôjde k zmenám v fakturačnom systéme. Tento odsek by mal obsahovať aj záruky, že tento list nie je zmenkou.
Účinky na spotrebiteľa
Odsek Účinky je podrobný a uvádza zoznam spôsobov, ako sa zmeny, ktoré vaša spoločnosť implementuje, dotknú zákazníka. Medzi tieto účinky môže patriť nová fakturačná adresa, na ktorú sa majú odosielať platby, alebo nové fakturačné dátumy. Tieto zmeny musia byť napísané pozitívne a v prospech zákazníka. Každá zmena by sa mala označiť ako prínos pre zákazníka aj pre vašu spoločnosť.
Uzavretie
Záverečná časť by mala obsahovať vaše záverečné vyhlásenie pre zákazníka, napríklad „Ďakujem vám za sponzorstvo“, „S pozdravom“ alebo jednoducho „Ďakujem“. Bude obsahovať vaše zadané meno, váš podpis a kontaktné informácie. Musí byť uvedená aj e-mailová adresa, aby vás zákazníci mohli kontaktovať v prípade akýchkoľvek otázok.