Obsah
V obchodnom svete sa od nás často vyžaduje, aby sme k väčšej správe priložili sprievodný list, ktorý je možné poslať poštou, osobitným doručením alebo dokonca e-mailom. Formálny motivačný list má veľmi konkrétny účel a mal by byť napísaný tak, aby predstavoval a popisoval obsah, opakoval hlavnú tému správy a tiež naznačil ďalšie kroky alebo kroky, ktoré treba podniknúť.
Napíšte motivačný list k správe
Krok 1
Použite hlavičkový papier spoločnosti na zostavenie listu na predloženie správy s ohľadom na dôležitosť sprievodného dokumentu. Aj keď používate hlavičkový e-mail, zaobchádzajte s ním ako s listovým listom vrátane obrázka loga spoločnosti na e-mailovej stránke.
Krok 2
Uveďte dátum dňa a informácie o adrese vrátane krstného mena a priezviska, titulu, názvu spoločnosti, adresy a adresy mesta a PSČ. Použite pozdrav „Caro“, po ktorom nasleduje formálny pozdrav, napríklad skratky Pán alebo pani, ak je jednotlivec cudzinec, alebo „Caro“ s menom alebo priezviskom príjemcu, ak je jednotlivec známy.
Krok 3
V odseku s hlavným textom uveďte účel listu pomocou slov ako „Tento list poskytuje (názov správy) pre vašu kontrolu alebo komentár (alebo pre akúkoľvek požadovanú akciu). Túto príležitosť využite na zhrnutie predmetu správy. Pokúste sa zhrnúť účel správy čo najstručnejšie - najviac jednou alebo dvoma vetami.
Krok 4
Tu si všimnite záver správy, ale nedávajte sa k jadru záverov správy. Chcete, aby si čitateľ prečítal skutočnú správu, nielen sprievodný list. Tento list by mal povzbudiť chuť čitateľa k tomu, čo sa nachádza v záverečnej správe.
Krok 5
Urobte časť s formálnym dokončením alebo ďalšie kroky, kde označte, aké sú požadované akcie príjemcu. Chcete, aby dokument preposlali alebo podpísali alebo aby koordinovali väčšiu schôdzu s cieľom predstaviť výsledky? Ak sú potrebné urgentné kroky, buďte veľmi konkrétni v súvislosti s ďalšími krokmi, ako aj s dňom a dátumom.
Sprievodný list ukončite formálnym pozdravom, a to srdečne, úprimne alebo premyslene. Uveďte meno a titul autora listu. V e-maile uveďte v kópii (s kópiou) mená ďalších ľudí, ktorí dostanú správu a motivačný list.